مای ترفند

Google Sheets چگونه به سازماندهی کارهای زندگی کمک می کند؟

برای سازماندهی کارها و زندگی نیازی به اپلیکیشن های جدید و عجیب و غریب نیست. تنها چیزی که لازم است این است که از صفحات گسترده مورد اطمینان استفاده کنید. اگر حساب کاربری گوگل دارید، می توانید از Google Sheets برای کار خود بهره ببرید.

صفحات گسترده، صفحاتی هستند که به صورت جدول بندی آماده شده  و به کاربر، امکان درج اطلاعات و انجام محاسبات ریاضی را می دهند. صفحات گسترده، کمک کرده اند تا بسیاری از کارهای محاسباتی و مدیریت کارها، با استفاده از فرمول های آماده، سریع تر و آسان تر انجام شود. به منظور مدیریت صفحات گسترده، تاکنون نرم افزارهای فراوانی ارائه شده اند که از جمله آن ها می توان به: Excel ،SPSS و LibreOffice Calc اشاره کرد. همچنین، با توجه به استفاده روز افزون از اینترنت، شرکت گوگل نیز، نرم افزار تحت وبی با نام Google sheets ارائه کرده است.

با قابلیت به اشتراک گذاری Google Sheets و قالب های ساده و با کاربرد بسیار آسان، می توانید بودجه خود را مدیریت کنید، کارهای در دست انجامتان را به نحو احسنت انجام داده و بسیاری کارهای دیگر را به ثمر برسانید. در ادامه با ما همراه باشید تا چگونگی استفاده از Google Sheets برای سازماندهی زندگی را بررسی کنیم.

 Google Sheets

شما می توانید در ابتدا با استفاده از قالب های رایگان کار را آغاز کنید. Google Sheets یک گالری از قالب ها دارد و می توانید قالب مورد نظر خود را از میان آن ها انتخاب کنید. اگر علاقه مند به سادگی هستید، از قالب های Google Sheets استفاده کنید. در ادامه نحوه دسترسی به آن ها را شرح خواهیم داد.

شما می توانید فایل ها را به اشتراک بگذارید. اگر از Google Sheets برای کار شخصی یا اهداف کاری استفاده می کنید هیچ تفاوتی نداردشما می توانید هرچیزی را که بخواهید با دوستان یا همکارانتان به اشتراک بگذارید.

آپدیت های آنی و لحظه ای دریافت می کنید. به خاطر وجود این ویژگی، هر تغییری که در فایل های Google Sheets ایجاد می شود را می توانید به صورت آنی مشاهده کنید.
می توانید از تکرار پرهیز کنید. با امکان کار روی یک سند اصلی و بازگشت به نسخه های قدیمی تر همان سند، راهی بسیار ساده برای جلوگیری از سردرگمی با فایل های کپی و تکراری وجود خواهد داشت.
امکان ایجاد گزارشات هم وجود دارد. اگر تفکر دیداری دارید یا می خواهید گزارش کلی از کاری که انجام می دهید را مشاهده کنید، امکان تهیه گزارش ، نمودار و سایر ابزار بصری سازی داده ها در Google Sheets وجود دارد. این قابلیت را در اکسل هم خواهید یافت اما در اینجا بسیار کتمل تر است.
با خودکارسازی صرفه جویی بسیاری در زمان خواهید داشت. همانند اکسل،‌شما می توانید لیست های کشویی در سلول ها برای موارد تکراری بسازید، ظاهر سلول ها را با فرمت های شرطی تغییر دهید و از فرمول ها برای تولید خودکار داده استفاده کنید.
البته همه این نکات با این فرض بیان می شود که شما اطلاعات خود را در فضای ابری ذخیره کرده اید .

Google Sheets و Microsoft Excel

دلایل بسیاری برای انتخاب Google Sheets و ترجیح آن بر اکسل وجود دارد و بالعکس. اما اگر شما اکسل را بهتر و مناسب تر دیدید، هم چنان می توانید از ایده های زیر برای بهبود صفحه گسترده خود استفاده کنید. حتی می توانید از قالب های اکسل هم در Google Sheets بهره ببرید.

نحوه دسترسی به قالب های Google Sheets

برای استفاده از قالب های پیش فرض Google Sheets دستورالعمل های زیر را دنبال کنید.

  •  Google Drive: روی دکمه New در سایدبار کلیک کنید، روی فلش کنار Google Sheets در منویی که ظاهر می شود بروید و سپس روی From a template کلیک کنید.
  • Google Sheets: روی دکمه plus در گوشه سمت راست پایین پنجره بروید و سپس روی دکمه Choose template که بالای دکمه اول ظاهر می شود کلیک کنید.
  • از یک صفحه گسترده Google Sheets فعال: روی File > New > From template کلیک کنید.

مدیریت هزینه ها با Google Sheets

صفحات گسترده برای بودجه ساخته شده اند. خواه پیگیری مخارج به صورت سالیانه یا ماهانه، Google Sheets با چند فرمول آن ها را پوشش می دهد.محاسبه درآمد و مخارج برای محاسبه هزینه ها و مدیریت آن ها کار ساده ای است. از قالب های بودجه ماهانه و سالیانه شروع کنید. در قالب بودجه ماهیانه، دو صفحه را مشاهده خواهید کرد: یکی خلاصه ای است که از فرمول ها برای محاسبه هزینه ها و درآمد استفاده می کند و دیگری برای گزرش صورتحساب کارت ها به کار می رود.

هنگام استفاده از این صفحه گسترده اطمینان حاصل کنید که تنها سلول هایی که با رنگ صورتی هایلایت شده اند را ویرایش می کنید.

در صفحه Summary ، هزینه های برنامه ریزی شده خود و دسته بندی آن ها را سفارشی سازی کنید و تغییر بدهید با این کار در آمد خود و انواع آن ها را برنامه ریزی کرده اید.

هزینه ها و درآمدها را به صفحه Transactions اضافه کنید. همانطور که این موارد را اضافه می کنید، صفحه ها به صورت خودکار  صفحه Summary با داده های مرتبط را آپدیت می کنند.

صفحه گسترده بودجه ماهانه یک روش بسیار عالی برای مشاهده سریع برای مشاهده افزایش بودجه در هر ماه و در هر دسته است.

در پایان هر ماه، شما می توانید اعداد ماهانه را به صفحه گسترده بودجه سالانه اضافه کنید.

مدیریت لیست کارها با Google Sheets

برای پیگیری وظایف خود می توانید از همه موارد از جمله تخته های سفید و دفترچه های کاغذی فانتزی گرفته تا برنامه های تلفن همراه و ابزارهای مبتنی بر مرورگر استفاده کنید. و اگر ابزارهای لیست ساده برای انجام کارهارا ترجیح می دهید، Google sheets یک انتخاب عالی است. الگوی انجام  کارهای Google مجدداً یک گزینه ساده است. این شامل فقط سه ستون است: یک ستون کادر برای علامت گذاری کارها، یک ستون تاریخ برای برنامه ریزی کارها و یک ستون سوم برای اضافه کردن جزئیات کار. (می توانید ستون ها را برای وضعیت اولویت و موعد مقرر وارد کنید.)

وقتی کاری را بعنوان کامل شده علامت گذاری می کنید، Sheets به صورت خودکار از آن عبور می کند اما آن را هم چنان در لیست نگه می دارد. امکان تغییر این فرمت هم وجود دارد به عنوان مثال می توانید رنگ متن یا زمینه نوشته را برای سلول های خاصی تغییر دهید.

مدیریت زمان با Google Sheets

برای مدیریت کارهای مهم جاری فعلی از قالب Schedule استفاده کنید. برنامه ریز روزانه  Google Sheets یک روش ساده برای مدیریت جلسات و کارهای روزانه فراهم می کند. هم چنین می توانید کارهای خود را در زمان های مختلفی برنامه ریزی کنید. دریافت گزارش از میزان زمان مصرفی برای پروژه ها، کارها، وظایف روزمره و موارد دیگر با قالب Weekly time sheet  به سادگی امکان پذیر است.

 

دیدگاه بگذارید

  مشترک شوید  
مرا مطلع کن وقتی: