مای ترفند - آموزش و ترفند به زبان ساده

10 قابلیت پنهان نرم افزار ورد که کار را بسیار ساده تر می کنند

ورد

بسیاری از کاربران با Clippy آشنا هستند اما نسبت به Pilcrow آشنایی زیادی ندارند. اگر شما با این ابزار آشنایی دارید پس نسبت به سایر کاربران شناخت کامل تری نسبت به نرم افزار ورد دارید. آیا widow lines را می شناسید؟ نرم افزار ورد قابلیت های پنهان بسیاری دارد که برای کار حرفه ای با ورد باید با آن ها آشنا شوید. در ادامه چندین قابلیت مهم نرم افزار ورد را که تقریبا در آن مخفی هستند، اما کار را بسیار ساده تر می کنند، معرفی می کنیم. با ما همراه باشید. 

بسیاری از کاربران با Clippy آشنا هستند اما نسبت به Pilcrow آشنایی زیادی ندارند. اگر شما با این ابزار آشنایی دارید پس نسبت به سایر کاربران شناخت کامل تری نسبت به نرم افزار ورد دارید. آیا widow lines را می شناسید؟ نرم افزار ورد قابلیت های پنهان بسیاری دارد که برای کار حرفه ای با ورد باید با آن ها آشنا شوید. در ادامه چندین قابلیت مهم نرم افزار ورد را که تقریبا در آن مخفی هستند، اما کار را بسیار ساده تر می کنند، معرفی می کنیم. با ما همراه باشید.

۱. از عدم تمرکز اجتناب کنید

نویسندگان به سکوت و آرامش نیاز دارند. به هم ریحتگی دیداری قابلیت های نرم افزار ورد باعث عدم تمرکز بسیار ویراستاران و نویسندگان می شود و آرامش آن ها را مختل می کند. اما با استفاده از یک میانبر سریع در ورد می توانید در هم ریختگی نوار بالا را پنهان کنید. کافی است کلیدهای  Ctrl + F1 را همزمان فشار دهید تا نوار را از قسمت view بردارید.

ورد

با کلیک کردن روی قابلیت نمایش نوار و انتخاب Auto-hide Ribbon آن را تغییر دهید. یک فلش باریک در کنار دکمه کوچک سازی minimize در بالای قابلیت نمایش Display ورد وجود دارد.

Distraction free reading یک ابزار تخصصی تر در ورد است که از نسخه ۲۰۱۳ به بعد این نرم افزار وجود دارد. اگرچه این قابلیت در ورد ۲۰۱۰ هم وجود داشت. این قابلیت برای دستگاه های لمسی طراحی شده است، اما  Read Mode یا حالت خواندن هم چنین روی همه لپ تاپ ها هم به خوبی کار می کند. برای دسترسی به آن کافی است همزمان کلیدهای ALT + W-F را فشار دهید.

به صورت دلخواه از کلیدهای پیش فرض زیر استفاده کنید:

در منو Ribbon از قسمت View به  Read Mode بروید. دکمه Read Mode در سمت راست قرار دارد.

با انگشت خود دوبار ضربه بزنید یا با ماوس دابل کلیک کنید تا زوم شود و گرافیک مانند تبلت شود و نمودارها و تصاویر به حالت تمام صفحه نمایش داده شوند.

۲. با Outline View سازماندهی مجدد انجام دهید.

ایده های اصلی خود را لیست کنید. کامل کردن سریع این لیست پیش نویس یک ترفند مطمئن برای افزایش کارایی در نویسندگی است. اگر این قابلیت به خوبی استفاده شود، Outline View می تواند کارایی را بسیار افزایش دهد حتی این میزان در سندهای بزرگ می تواند به ۵۰ درصد هم برسد.

برای این کار به  View بروید و روی Outline button کلیک کنید. Outline View به شما کمک می کند سازماندهی سندهای بزرگ را با ثبت بلوک های متنی و نه سطح از سرتیترها انجام دهید. Outline View یک نوار ابزار مخصوص با عنوان Outlining با کنترل ارتقا یا تنزل متن انتخابی به ارمغان می آورد. از این کنترل ها برای مخفی کردن یا نمایش متن انتخابی استفاده کنید.

آیا می خواهید به یک نقطه خاص در یک سند طولانی بروید؟ به Outline View تغییر حالت دهید و به یک سطح خاص از سرتیتر بروید.

آیا می خواهید به سرعت پیش نویس بنویسید؟ قسمت های اصلی را در Outline View مشخص کنید و سپس به  layout های دیگر تغییر حالت دهید تا بدنه متن را بنویسید.

آیا می خواهید یک گزارش را با جابجا کردن بلاک های متن سازماندهی کنید؟ یک سرتیتر را بکشید و آزاد کنید تا نه تنها آن سرتیتر بلکه همه زیر عنوان های آن  و متن بدنه هم جابجا شوند. از فلش های رو به پایین و رو به بالا هم استفاده کنید.

آیا می خواهیدسرتیترها را به سرعت فرمت دهی کنید؟ از Headline های ۱ و ۲ و ۳ به جای تغییر اندازه و از uppercase استفاده کنید.

۳٫ استفاده از ورد به عنوان ابزار طوفان فکری سریع

روی هر قسمتی که خواستید، دابل کلیک کرده و تایپ کردن را آغاز کنید. اگر به اشاره گر ماوس نیازی ندارید، با تغییر موقعیت آن خود را اذیت نکنید. این ساده ترین و دم دست ترین روش برای نوشتن با سبک آزاد(freestyle) در ورد است. کلیک کردن و نوشتن از نسخه ۲۰۰۲ ورد در آن موجود است. این قابلیت فقط در دیدهای Print Layout و Web Layout کار می کند. از آنجایی که این قابلیت برای متن های جذاب و گرافیکی بسیار کاربردی است، شما می توانید از آن برای طوفان فکری استفاده کنید.

ورد

۴. تبدیل جدول ها به گراف ها در ۳ مرحله

ورد تبدیل اطلاعات جدولی به نمودار را بسیار ساده می کند. وقتی داده های شما خیلی زیاد نیستند، ساختن یک نمودار در ورد به جای استفاده از اکسل بسیار مفید است. کافی است جدول را با داده هایش انتخاب کنید و سه گام زیر را دنبال کنید:

  1. روی سربرگ Insert در نوار بالای صفحه کلیک کنید.
  2. روی ابزار Object در گروه Text کلیک کنید و جعبه Object dialog را باز کنید.
  3. از لیست Object Types، Microsoft Graph Chart را انتخاب کنید و روی OK کلیک کنید.

ورد اطلاعات جدولی را دقیقا به صورت یک نمودار بسیار زیبا نمایش می دهد. در صورتی که بخواهید می توانید صفحه داده ها را تغییر دهید. علاوه بر این شما می توانید این گراف را با نوع نمودار دیگری فرمت کنید. روی نمودار خود دابل کلیک کنید. روی فضای سفید محصور بین جعبه گرافیکی کلیک کنید و نوع نمودار را انتخاب کنید.

هم چنین شما می توانید از نرم افزار ورد برای ساخت فلوچارت های با شکل های مختلف هم استفاده کنید.

۵. نوشتن معادلات در ورد

آیا فکر می کنید که فقط فرمول های اکسل جذاب هستند؟ ویرایشگر فرمول و معادله یکی از قابلیت های بسیار مهم ورد است. در جدیدترین نسخه های ورد برای دسترسی به این قسمت باید مطابق زیر عمل کنید:

Insert > Symbols Group > Equation
Insert > Equation > Insert New Equation را انتخاب کنید.

از نوار ابزار Equation برای طراحی معادله های پیشرفته خود برای ریاضیات، فیزیک یا شیمی استفاده کنید. ورد معادله های مشهور و پر استفاده بسیاری را به شما نمایش می دهد برای استفاده از آن ها کافی است فقط روی آن ها کلیک کنید.

۶. نگه داشتن ۲۴ مورد در کلیپ بورد

کلیپ بورد آفیس می تواند ۲۴ آیتم را نگه دارد و بین همه نرم افزارهای خود جابجا و استفاده کند. در سربرگ Home روی فلش باریک کشویی کنار کلیپ بورد کلیک کنید تا یک پنل در سمت چپ ظاهر شود. برای میانبر، دو بار کلیدهای Ctrl+C را برای باز کردن پنل کلیپ بورد فشار دهید.

این قابلیت نگه داری شما را قادر می سازد تا چندین عنصر را cut و  copy کنید و آن ها را هر جای دیگری در اسناد دیگر یا همان سند یا بین برنامه های آفیس دیگر جابجا کنید. از قابلیت های کلیپ بورد برای کنترل کارایی آن استفاده کنید. به عنوان مثال شما می توانید نمایش show status کنار نوار وظیفه را غیر فعال کنید. این مورد هنگام کپی کردن تعداد مواردی که کپی کرده اید را در گوشه سمت راست پایین پنجره ورد نمایش می دهد و در حالت پیش فرض فعال است.

۷. ترجمه زبان های دیگر

مایکروسافت آفیس از مترجم مایکروسافت برای مدیریت همه ترجمه ها استفاده می کند. از قابلیت ترجمه می توانید از سربرگ Review استفاده کنید و یک کلمه یا جمله را ترجمه کنیدیا حتی همه یک سند را ترجمه کنید و آن را در یک فایل جداگانه ورد نمایش دهید.

سربرگ Translator  در سمت راست نمایان می شود و شما می توانید زبان مورد نظر خود را انتخاب یا تغییر دهید. از این سایدبار برای هایلایت کردن هر کلمه استفاده کنید و معنی آن ها را مشاهده کنید.

۸. فونت های زیبا با امکان کاهش فضای خالی بین حروف

Kerning فاصیه بین دو حرف مستقل را تنظیم می کند تا کلمات و حروف زیباتر به نظر برسند. هنگام طراحی یک سند، هر سبک حرف نیازمند فاصله خاص خود است. فاصله میان حروف (kerning) هنگام طراحی با فونت های بزرگ در ورد به عنوان مثال کاور یک کتاب الکترونیکی بسیار مهم است.

ورد به صورت پیش فرض kerning را غیر فعال کرده است و معمولا نیازی به آن نخواهید داشت. اما فرض می کنیم که شما نیاز دارید یک هوم ورک ۵ صفحه ای را ثبت کنید. با افزایش فضای بین حروف به جای نوشتن کلمات، تلاش خود را ذخیره کنید.

روی فلش کوچک روی فونت در سربرگ Home کلیک کنید. هم چنین می توانید Ctrl+D را با هم فشار دهید. به سربرگ Advanced بروید. تیک Kerning برای فونت را فعال کنید. با وارد کردن یک نقطه کوچک در جعبه آغاز کنید. این نکته را به خاطر داشته باشید که برخی سبک حروف و اندازه فونت ها با فاصله (kerning) خوب به نظر نمی آیند.

۹. بررسی سند

امروزه مهم ترین ویژگی ورد امکان تعامل و همکاری آن است اما باید به امنیت هم توجه داشته باشید. بررسی کننده سند در ورد به شما کمک می کند سند خود را برای هر اطلاعاتی که می خواهید خصوصی و محرمانه نگه دارید، بررسی کنید.

هر زمان که یک سند را بسازید یا آن را ویرایش کنید، برخی از اطلاعات کاربر به صورت خودکار به سند اضافه می شوند. بررسی کننده سند ( Document Inspector) به شما کمک می کند این مدل از اطلاعات را پیش از به اشتراک گذاری آن حذف کنید.

برای دسترسی به  Document Inspector:

File > Info > Inspect Document > Check for Issues > Inspect Document

محتوای مخفی را با انتخاب علامت کنار جعبه ها بررسی کنید. پس از بررسی، هر دسته بندی ای با داده های حساس، یک علامت تعجب می گیرد. یک دکمه حذف همه (remove all) برای هر دسته بندی داده ها را حذف می کند و سند را جمع و جور می کند.

۱۰. بهره مندی از مزایای متن مخفی (Hidden Text)

Hidden Text یا متن مخفی یک کاراکتر غیر قابل چاپ است که کاربرد خاص خودش را دارد. مخفی کردن متن در بسیاری از موقعیت ها می تواند مفید و کاربردی باشد مانند:

  • طرح یک کوییز ساده با مخفی کردن پاسخ ها
  • کنترل قالب برای برخی کارهای مربوط به چاپ با افزودن متن مخفی
  • چاپ دو نسخه از یک سند که در یکی بخش هایی از یک متن مخفی می شوند. نیازی نیست که دو کپی تهیه کنید یا هر قسمت از سند را پاک کنید.
  • مخفی کردن موقت برخی اطلاعاتی که نمی خواهید سایر افراد آن ها را ببینند.
  • مخفی یا آشکار کردن متن

متنی که می خواهید آن را مخفی یا آشکار کنید را انتخاب کنید.

Home > Font Dialog box > Font > Select or clear the Hidden check box

برای چاپ متن مخفی: به File tab > Options > Display > Select the Hidden text check box > Select the Print hidden text check box > Click Ok بروید.

آیا شما از این ترفندهای مخفی ورد استفاده کرده اید؟ به نظر شما تا چه اندازه می توانند مفید واقع شوند و کار را ساده تر کنند؟