مای ترفند

آموزش آپلود کردن فایل در Google Forms

وقتی که بخواهید از افراد مختلف اطلاعاتی جمع‌آوری کنید، حالا این اطلاعات یک پیمایش کوچک باشند یا تکالیف مدرسه، سرویس آنلاین Google Forms درست همان چیزی است که نیاز دارید. بهترین نکته‌ی Google Forms، سادگی و ساده‌فهم بودن رابط کاربری آن است؛ البته چنین گزاره‌ای برای تمام سرویس‌های گوگل صادق می‌باشد. به زبان ساده، هر کسی که یک حساب ایمیل داشته باشد می‌تواند طی چند دقیقه در Google Forms یک فرم ایجاد کند.

تا چند سال پیش، آپلود کردن فایل در Google Forms نیازمند مراحل بسیاری بود که سناریوهای پیچیده و روش‌های مختلف دیگری را شامل می‌شدند. خوشبختانه به لطف آخرین بروزرسانی Forms، حالا دیگر برای آپلود کردن فایل‌هایمان فقط باید مورد نیازترین مورد را برآورده کنیم.

بدین جهت، در این مقاله، به شما نشان خواهیم داد چگونه فایل‌هایتان را در Google Forms آپلود کنید. در این بین، یک سری ترفند‌ها و ایرادات مربوط به این سرویس آنلاین را نیز بررسی خواهیم کرد.

بیایید کار را شروع کنیم.

مرحله 1

به صورت عادی یک فرم درست کنید و جزئیات ضروری آن مانند نام و توضیحات را وارد کنید.

نکته خوب این گزینه File Upload جدید این است که می‌توانید آن را مانند تمام گزینه‌های دیگر – همچون تیک‌ها، منوهای باز شو و… – از فعال کنید.

مرحله 2

کافیست گزینه مورد نظر خود را از منوی باز شو انتخاب کنید. سپس کلید «Allow only specific file types» را به حالت روشن منتقل کنید.

تا جایی که مربوط به فرمت و اندازه فایل‌ها باشد، گوگل یک سری گزینه‌ها برای تغییر و تنظیم این موارد در اختیارتان می‌گذارد.

مرحله 3

پس از انجام این کار، file size را انتخاب کنید. ضمناً اگر نمی‌خواهید حساب Google Driveتان با فایل‌های حجیم شلوغ شود، می‌توانید حداکثر حجم انباشت فایل‌ها را مشخص کنید. روی آیکون Settings (تنظیمات) واقع در بالای پنجره کلیک کنید، سپس صفحه را پایین بکشید و تحت مورد «Maximum size of all files uploaded» اندازه‌ای را انتخاب کنید.

همچنین بخوانید:  چگونه می توان از forward شدن ایمیل ها در outlook و Gmail جلوگیری کرد

سایر المان‌های مورد نظرتان را به فرم خود اضافه کنید و بعد دیگر کار تمام است. زیر سرتیترهای فرم قادر به مشاهده گزینه‌ای با نام «Add File» خواهید بود.

می‌خواهید از ظاهر فرم خود اطمینان حاصل کنید؟ کافیست روی آیکون پیش‌نمایش چشم‌شکل واقع در گوشه سمت راست بالا کلیک کنید.

فایل‌های آپلودشده در حساب Google Driveتان ذخیره خواهند شد. خوشبختانه برای هر یک از اسناد آپلودشده، یک لینک به‌اشتراک‌گذاری منحصر به فرد ساخته می‌شود. این لینک‌ها هنگام دنبال کردن فایل‌ها فایده فوق‌العاده خود را به اثبات می‌رسانند. قطعاً نمی‌خواهید مداوماً نام فایل‌های موجود زیر هر یک از سرتیترها را تغییر دهید.

برای ساخت کاربرگ مورد نظرتان، به سربرگ Responses بروید و روی آیکون برگه بعلاوه‌شکل کلیک کنید.

از آنجایی که کاربران می‌توانند فایل‌ها را از طریق حساب Google Drive خود نیز آپلود کنند، مالکیت فایل مورد نظر به مالک فایل واگذار خواهد شد.

محدودیت‌های موجود در زمینه آپلود فایل

با اینکه Forms به شما امکان می‌دهد فایل‌های بسیاری را آن هم فقط در یک فرم آپلود کنید، منتهی Forms هم به نوبه خود محدودیت‌هایی دارد. برای مثال، امکان آپلود کردن یک پوشه (folder) وجود ندارد؛ مجبورید فایل‌ها را یکی یکی آپلود کنید. و البته قطعاً نام هر فایل باید با دیگری متفاوت باشد.

می‌دانستید می‌توانید «تقسیم صفحه»(page break) هم به فرم خود اضافه کنید؟ کافیست روی آیکون Add Section واقع در نوار ابزار معلق کلیک کنید.

به چه علت با پیام «Missing File Upload Folders» مواجه می‌شویم؟

به طور پیش‌فرض، Forms در Google Drive پوشه‌ای درست می‌کند تا همه فایل‌های آپلودشده را در آن ذخیره کنید. بنابراین، در صورتی که این پوشه تصادفاً حذف شود و سپس فردی اقدام به آپلود فایلی بکند، پیام «Missing File Upload folders» (پوشه آپلود فایل‌ها یافت نشد) را دریافت خواهد کرد.

به منظور باز گرداندن فرم به حالت اولیه، تمام کاری که باید انجام دهید این است که فرم مورد نظر را باز کرده و روی Restore (بازیابی) کلیک کنید.

همچنین بخوانید:  گوگل اینباکس متوقف خواهد شد

ضمناً وقتی که دارید فرمی درست می‌کنید، حواستان جمع باشد که کاربرگی (Spreadsheet) به آن لینک کنید. این برگ، دارای تمام پاسخ‌های پاسخ‌دهندگان همراه با لینکی به فایل‌های آپلود شده خواهد بود. به علاوه، این لینک به صورت لحظه‌ای بروز شده و برچسب زمانی بروزرسانی نیز دریافت می‌کند. و بنابراین، مشاهده پاسخ‌ها و دنبال کردن جواب‌ها را ساده‌تر می‌کند.

خاکستری و غیر قابل استفاده شدن دکمه Upload

با وجود اینکه این مشکل تا سال گذشته مشکلی جدی بوده، اما حالا دیگر حل شده است. قبلاً فقط کاربران G Suite که در دامنه مشابهی فعالیت می‌کردند قادر به آپلود فایل‌ها یا به عبارتی قادر به مشاهده فعال بودن دکمه Upload File بودند.

با این وجود، اگر هنوز هم قادر به مشاهده این گزینه نیستید، پیشنهاد می‌کنیم صفحه را دوباره بارگذاری کنید یا دوباره وارد حسابتان شوید.

آیا می‌توان بدون وارد شدن به حساب، فایلی را آپلود کرد؟

متاسفانه در صورتی که فرم شما دارای گزینه File Upload باشد، کاربران مجبور خواهند بود با استفاده از حساب گوگل خود، وارد حساب شوند. این بدان معناست که کاربرانِ بدون حساب گوگل، قادر به پاسخگویی به فرم شما نخواهند بود.

چنین امری بدین خاطر است که Forms از Google Drive برای ذخیره‌سازی فایل‌ها استفاده می‌کند. خوشبختانه این قانون برای انواع گزینه‌های دیگر صادق نیست.

و راستی، قبل از آنکه فرمتان را آماده ارائه کنید، یادتان نرود با استفاده از تم‌ها، رنگ‌ها و تصاویر مختلف به آن رنگ و رویی ببخشید. روی آیکون شاسی‌شکل کلیک کنید و از شعبده بزرگ پرده بردارید!

جمع‌بندی

چه قصدتان ساخت آزمون‌های ساده باشد چه جمع‌آوری پاسخ‌هایی برای یک پیمایش بازاریابی، سرویس Google Forms یک سری ویژگی‌های نامحدود برای تحقق هدفتان در اختیار شما می‌گذارد. ضمناً با این مورد جدید آپلود فایل، آزادی عمل کاربر این سرویس، گسترده‌تر نیز می‌شود.

ویژگی‌های مورد علاقه شما درباره Google Forms چه ویژگی‌هایی هستند؟ در بخش نظرات، ایده‌های خود را برای مای‌ترفند کامنت کنید.

مطالب مرتبط

ارسال یک دیدگاه

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.